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採用管理システム 操作マニュアル

機能ごとに1章。上のタブで章を切り替えます。

ログイン

配布されたメールアドレスとパスワードでログインします。

1ログインする

ログイン画面でアカウント情報を入力します。

ログイン画面
ログイン画面
  1. メールアドレスを入力します。
  2. パスワードを入力します。
  3. 「ログイン」を押すとトップ画面に進みます。
パスワードを忘れたとき：ボタン下の「パスワードを忘れた方」から再設定できます。

ダッシュボード

ログイン直後のトップ画面。今やるべきことがひと目で分かります。

1トップ画面を見る

毎朝ここを確認すると、その日の対応がつかめます。

ダッシュボード
ダッシュボード
  1. 左メニューから各画面へ移動します（応募者管理・求人管理・紹介会社・レポート・インポート・設定）。
  2. 上部の数字パネルで、今週の新着・日程調整中・面接予定・対応待ちの件数を確認します。
  3. 「直近の面接予定」で近日中の面接を確認します。
  4. 「対応待ちの応募者」で、放置されている応募者（経過日数つき）を確認します。
ポイント：毎朝ここを開けば、その日に対応すべき応募者と面接が把握できます。

応募者管理

応募者の一覧確認・絞り込みと、1人ごとの対応を行います。

1応募者を探す・絞り込む

すべての応募者を表形式で確認し、各列の見出しから絞り込み・並び替えができます。

応募者一覧
応募者一覧
  1. 「＋新規登録」で、電話応募など手入力の応募者を登録します。
  2. 「ビュー」でよく使う絞り込み条件に名前を付けて保存できます。次回からワンクリックで呼び出せます。
  3. 表の各列の見出し（▼）で、ステータス・担当・応募職種・応募日などで絞り込み・並び替えができます。
  4. 一覧の氏名をクリックすると詳細画面が開きます。「担当」列からその場で担当者を割り当てることもできます。
ポイント：左端の「CL」列はクライアントコード（求人と紹介会社の対応で自動付与）。「完了」列にチェックを付けると対応済みを一覧から隠せます。

2応募者を対応する（詳細画面）

1枚のページを上から下へスクロールしながら、選考の進行・メール・面接日程・書類・評価を操作します。

応募者詳細
応募者の詳細画面
  1. 「メール作成」で連絡メールを送ります（テンプレート利用可）。右上の「編集」で基本情報修正、「担当」で担当者設定。
  2. 「基本情報を補完」欄に履歴書PDFをドラッグ＆ドロップ（または紹介メール本文を貼り付け）すると、空欄だけを自動入力します（入力済みは上書きしません）。
  3. 右側の「選考ステータス」で次の段階を選び、「ステータスを更新」で選考を進めます（コメントも残せます）。
  4. さらに下に、報告内容・書類・やりとり（メール履歴）・選考タイムライン・面接シート、右側に面接評価・面接日程・応募情報が並びます。
報告内容について：「報告内容」は応募者には表示されません。担当者間の引き継ぎメモに使ってください。

求人管理

募集中の求人の作成・公開・応募状況の確認を行います。

1求人を管理する

求人の作成と、状況による絞り込みができます。

求人一覧
求人一覧
  1. 「＋新しい求人」で求人を新規作成します。
  2. 検索と、「公開状況」「職種」で目的の求人を絞り込みます。
  3. 各求人カードに、公開状況・職種・雇用形態・勤務地・応募者数が表示されます。「編集」や「…」メニューから詳細設定・公開URLを確認できます。
ポイント：求人を公開すると応募用URLが発行されます。求人サイトやSNSに掲載すると、応募がこのシステムに直接届きます。

紹介会社

紹介会社と担当者・紹介実績を管理し、応募を直接受け取る共通フォームを案内します。

1紹介会社を管理する

取引のある紹介会社の登録と、応募フォームURLの共有を行います。

紹介会社一覧
紹介会社一覧
  1. 「＋紹介会社を追加」で新しい紹介会社を登録します（会社名・代表電話・手数料・得意分野など）。
  2. 「紹介フォームの共通URL（全社共通）」を各紹介会社に共有します。「リンクをコピー」で取得でき、紹介会社がこのフォームから登録すると応募者一覧に「未確認」で自動的に届きます（未登録の会社名は自動登録）。
  3. 検索で会社名・担当者名から探します。
  4. 各会社カードで連絡先・担当者・手数料・紹介者数を確認します。カードを開くと担当者の追加や紹介実績の管理ができます。
会社ごとの詳細設定：会社カードを開いた詳細画面で、担当者の追加・主担当変更、会社専用の応募URL、この会社だけのフォーム項目を設定できます。

2紹介会社向けの応募フォーム

紹介会社が共有URLを開いてから候補者を送るまでの画面です（紹介会社への案内用）。

紹介会社向け応募フォーム
共通URLの応募フォーム
  1. 共有されたURLを開きます。
  2. 貴社名を入力します（会社専用URLの場合は入力済み）。
  3. ご紹介情報・候補者情報を入力し、履歴書・職務経歴書をアップロードします（複数可）。
  4. 「この内容で送信」を押すと受付完了です。続けて別の候補者も紹介できます。

レポート

期間を指定して、応募〜内定までの状況を集計で確認します。

1採用状況を見る

集計は応募日基準です。

レポート
レポート画面
  1. 期間を指定し、「集計」で再集計します。
  2. 上部のサマリで、応募数・面接実施・内定・辞退・不採用の件数を確認します。
  3. 「応募経路別」で、どの経路からの応募が多いかを割合つきで把握します。
  4. 「職種別の応募」「紹介会社別の紹介数」の表で内訳を分析します。

設定

運用ルールを自院に合わせて調整します。設定画面の左メニューから各項目に移動します。

1選考ステータスの管理

自院の選考段階を作成・並び替えできます。

選考ステータス設定
選考ステータス設定
  1. 左の設定メニューから「選考ステータス」を開きます。
  2. 「＋ステータスを追加」で選考段階を追加します。
  3. 各行の上下ボタン（▲▼）で並び順を入れ替えます。
  4. 各行の「編集」で名称や色（進行中／終了の区分）を変更します。使用中のステータスは削除できないため、不要なものは無効化します。

2メールテンプレートの管理

よく使う連絡文面を登録しておけます。

メールテンプレート設定
メールテンプレート設定
  1. 左のテンプレート一覧から編集したい文面を選びます（「＋新規作成」で追加も可）。
  2. 右側でテンプレート名・カテゴリ・件名・本文を編集します。
  3. 差し込み変数（{{応募者名}} など）を本文に入れると、送信時に各応募者の情報へ自動で置き換わります。
  4. 「更新」で保存します。
差し込み変数の例：本文に {{応募者名}} と書くと送信相手の名前に自動で置き換わります。毎回手で書く必要がありません。

3ユーザーの管理

システムを使うスタッフのアカウントと権限を管理します（管理者のみ）。

ユーザー管理
ユーザー管理
  1. 左の設定メニューから「ユーザー管理」を開きます。
  2. 新しいスタッフを追加し、氏名・メールアドレスと権限（管理者／採用担当／面接官）を設定します。
  3. 各ユーザーの有効・無効を切り替えられます。退職者などは無効にします。
  4. 各行で最終ログインを確認できます。